Офис-менеджер: кто это и чем занимается

Кто такой офис-менеджер?

Офисные менеджеры отвечают за физическое рабочее пространство. Их приоритет — создание безопасного и здорового места для работы сотрудников, поддержание приятной продуктивной атмосферы. Для этого менеджеры поддерживают бесперебойное выполнение повседневных операций, помогая в управлении административными и операционными делами бизнеса.

Что делает офис-менеджер?

Обязанности менеджера различаются в зависимости от размеров, структуры и отраслевой принадлежности компании. Офисное управление может совмещаться с другой работой: кадровой, секретарской, хозяйственной, финансовой, маркетинговой. Менеджер часто выполняет традиционные функции личного помощника или администратора.

В небольших фирмах или стартапах офисный менеджер — один из первых нанятых сотрудников, который выполняет задачи отделов финансов и кадров до их формирования. Его функции включают:

1. Ведение делопроизводства. При отсутствии полноценного финансового отдела менеджер рассчитывает и начисляет выплаты работникам. Эта обязанность требует знаний финансового законодательства и бухгалтерского учета. Автоматизированные решения упрощают процедуру.
2. Помощь в управлении кадрами. Офисный управляющий может фильтровать заявления о приеме на работу перед передачей руководителю, организовывать наем и адаптацию персонала.
3. Финансовая работа. Первое время после открытия фирмы менеджер может подготавливать финансовые документы и счета, вести бухгалтерский учет. Поскольку обычно он не имеет профильного образования, до формирования финансового отдела эти обязанности управляющий делегирует на аутсорсинг.
4. Управление офисным пространством. Менеджер общается с владельцем здания, ищет и ведет переговоры с поставщиками и подрядчиками, контролирует установку, ремонт, покупку и замену оборудования, соблюдение законов о здоровье и труде.

В фирмах среднего размера кадровыми и финансовыми задачами занимаются профильные отделы, поэтому менеджеры преимущественно управляют физическим офисным пространством. Должностные обязанности офис-менеджера среднего бизнеса пересекаются с функциями управляющих маленьких организаций, но их круг сужается. В зону его ответственности входит:

• организовывать встречи, корпоративные мероприятия и конференции;
• принимать посетителей;
• управлять базами данных;
• бронировать билеты и проживание;
• заказывать канцелярские товары, офисные принадлежности и оборудование;
• работать с корреспонденцией, жалобами и запросами;
• подготавливать письма, презентации и отчеты;
• мониторить и контролировать работу административного персонала;
• обрабатывать счета, управлять офисным бюджетом;
• внедрять и поддерживать процедуры административного управления офисом;
• организовывать и проводить адаптационные программы для новых сотрудников;
• поддерживать актуальность политик в области охраны труда и техники безопасности, проводить инструктажи и обучение;
• обновлять кадровые записи и финансовые документы, проводить собеседования;
• искать и взаимодействовать с поставщиками и подрядчиками.

В корпорациях на каждый офис приходится несколько менеджеров. Они специализируются на одной узкой области: обслуживание зданий, безопасность, оборудование, мероприятия, кейтеринг и другие.

Как найти офис-менеджера?

Найти хорошего менеджера офиса непросто: это не универсальный специалист, роль которого зависит от отрасли. Менеджер в секторе здравоохранения должен уметь выставлять медицинские счета, в юридической фирме — работать с юридической документацией и управлять делами, в технологическом стартапе — управлять проектами и динамичной рабочей средой.

В любой сфере менеджеру нужны следующие качества:

1. Сосредоточение на деталях. Небольшая типографская ошибка в годовом бюджете может повлиять на прибыль компании. Внимательность менеджеров гарантирует высокий уровень выполнения задач.
2. Дружелюбие. Менеджеры много общаются — с членами команды, работниками других отделов, посетителями, контрагентами. Дружелюбие помогает выстраивать позитивное взаимодействие с людьми, производить положительное впечатление и легко сотрудничать.
3. Адаптивность. Задачи офис-менеджера меняются ежедневно. Гибкое отношение помогает быстро адаптироваться к любым изменениям и импровизировать, если происходят непредвиденные события.
4. Организаторские способности. Они помогают результативно использовать ресурсы компании. Управляющие с хорошими организационными навыками эффективно выполняют несколько задач одновременно и умеют расставлять приоритеты.
5. Тайм-менеджмент. Навыки управления временем помогают менеджерам уделять каждому делу необходимое внимание, соблюдая сроки.
6. Компьютерная грамотность. Позволяет менеджерам адаптироваться к различным программам и обновлениям программного обеспечения.
7. Коммуникативность. Хорошие навыки общения помогают менеджерам понимать директивы руководства и переводить их команде, объяснять делегированные задачи и причины применения политики. Навыки письменного общения нужны для разработки документов.
8. Самостоятельность. Бизнес доверяет менеджерам как надежным сотрудникам, поэтому они должны самостоятельно поддерживать мотивацию и продуктивность.

Поиск офис-менеджера — это не простое перечисление квалификаций. Фирме важно определить, какие качества специалиста требуются конкретно для нее. Менеджер должен соответствовать корпоративной культуре и сложившейся атмосфере — открытой и непринужденной либо формальной и структурированной. Культурное соответствие обеспечивает плавную интеграцию и долгосрочное сотрудничество.

Баланс технических способностей и гибких навыков имеет решающее значение при найме менеджера. Умение работать с офисным программным обеспечением, инструментами управления данными и другими техническими системами необходимо для поддержания работы офиса. Менеджерам требуются сильные коммуникативные, лидерские и навыки решения проблем. Специалист с сильными профессиональными и гибкими умениями способен оптимизировать технические процессы, создать и поддерживать благоприятную рабочую атмосферу.

Где найти офис-менеджера?

Подбор офис-менеджера можно вести внутри и вне компании. Внутренний наем полезен, когда нужно быстро закрыть вакансию, поскольку действующие работники уже знакомы с рабочим процессом и ценностями бизнеса. Внешний наем дольше и дороже, однако позволяет найти специалиста, компетенции которого точно соответствуют требованиям к должности.

Важнее не то, где искать офис-менеджера, а по каким критериям. Чтобы найти подходящего кандидата, составьте четкий перечень функций, которые будет выполнять сотрудник. Определите требования к опыту, квалификации, профессиональным и личностным навыкам.

На основании потребностей должности составьте продающее объявление о вакансии. Расскажите о компании и ее культуре, ежедневных задачах, которые будет выполнять менеджер, требованиях к образованию и опыту, условиях работы и бонусах. Разместите объявление на сайтах по трудоустройству.

Анализируйте и сортируйте отклики и резюме соискателей. Приглашайте лучших претендентов на собеседование, чтобы понять, подходят ли они компании. Для упрощения поиска и подбора менеджера обратитесь в кадровое агентство: рекрутеры выполнят большую часть работы, оставив за фирмой согласование сотрудника.