Поиск персонала для позиции бизнес-ассистента — важная задача, требующая внимания и детального подхода. Современный бизнес-ассистент выходит за рамки обычного секретаря, становясь незаменимым звеном между руководителем и командой.
Как понять, что пора искать бизнес-ассистента? Если ваш рабочий день перегружен, вы чувствуете, что упускаете важные задачи, а на управление проектами, организацию встреч и ведение документации уходит слишком много времени — пора подумать о делегировании.
Бизнес-ассистент может выполнять широкий спектр задач: от планирования встреч и управления календарем до подготовки отчетов, общения с партнерами и контроля выполнения проектов. Часто руководители задаются вопросами: «Где найти сотрудников? С чего начать?».
Рассмотрим в статье основные аспекты, которые нужно учитывать при подборе кадров.
1. Определение потребностей компании
Успешный подбор специалистов начинается с понимания потребностей компании. Прежде чем приступить к поиску, важно точно определить, какие задачи должен выполнять бизнес-ассистент. Это могут быть административные функции, управление проектами, коммуникация с партнерами или участие планировании стратегии развития компании. Понимание конкретных обязанностей поможет сформировать точный профиль кандидата и избежать разочарований после найма.
Чтобы сформулировать задачи ассистента, выпишите на лист бумаги все, что вы хотели бы делегировать. Это упражнение поможет вам понять, какого человека необходимо найти.
Важно отличать бизнес-ассистента и личного ассистента. Личный ассистент занимается на 70% личными задачами собственника (заказ билетов и гостиниц, ведение календаря и тд), а бизнес-ассистент — 70% и более погружен в задачи бизнеса.
Пример задач, которые может выполнять бизнес-ассистент:
-
Ведение отчетности (в том числе работа с первичными документами и договорами);
-
Подготовка договоров
-
Общение с контрагентами;
-
Учет дебиторской задолженности;
-
Поиск подрядчиков, формулировка ТЗ и их контроль;
-
Сопровождение процессов продаж: обработка теплых и горячих заявок, подготовку коммерческих предложений (по шаблону), взаимодействие с поставщиками;
-
Заказ сырья/учет складских запасов;
-
Обеспечение жизнедеятельности офиса (контроль оплаты интернета; заказ канцтоваров; заказ воды);
-
Контроль приемки и отгрузки товара;
-
Управление проектами.
Как правило, ассистенты это сотрудники, которые не любят звонить и заниматься продажами. Если вы понимаете, что ему необходимо закрывать такой спектр задач, лучше проговорить это сразу, до принятия решения о найме.
2. Ключевые навыки и компетенции
Современному бизнес-ассистенту нужны определенные навыки и компетенции, чтобы соответствовать текущим требованиям времени:
-
Организационные способности: умение эффективно составлять и координировать задачи.
-
Навыки коммуникации: способность ясно и профессионально общаться как внутри компании, так и с внешними партнерами.
-
Техническая грамотность: владение современными инструментами и программами, включая офисные приложения, системы управления проектами и CRM-системы.
-
Гибкость и адаптивность: готовность быстро реагировать на изменения и осваивать новые задачи.
Чтобы лучше понять, подходит ли кандидат, вы можете использовать такие инструменты, как интервью по компетенциям и проективное интервью.
Интервью по компетенциям — способ оценки, который помогает понять, обладает ли кандидат компетенциями и качествами, необходимыми для выполнения работы. Суть метода — анализ реальных примеров из опыта соискателя, чтобы понять, являются ли эти компетенции его сильными сторонами или зонами роста.
Примеры вопросов для интервью по компетенциям:
-
Расскажите о случае, когда вам нужно было быстро принять сложное решение.
-
Опишите проект, в котором вы столкнулись с конфликтом и как его разрешили.
-
Приведите пример, когда ваши действия привели к улучшению процессов в команде.
Проективное интервью — это метод, основанный на вопросах, которые направлены на анализ гипотетических ситуаций. Соискатель рассуждает о поведении вымышленных людей, но, по сути, проецирует свои собственные реакции и подходы. Это позволяет увидеть его истинные мотивы и стиль работы.
Примеры вопросов для проективного интервью:
-
Что мотивирует работников работать более продуктивно?
-
Из-за чего сотрудник может уволиться?
-
Что помогает офисному работнику более эффективно взаимодействовать с другими людьми?
Эти инструменты помогут глубже оценить кандидатуру и сделать правильный выбор.
3. Личностные качества
Помимо профессиональных навыков, важны и личностные характеристики:
-
Надежность: бизнес-ассистент часто работает с конфиденциальной информацией, поэтому доверие к нему критично.
-
Инициативность: способность предлагать и находить решения, чувствовать ответственность.
-
Стрессоустойчивость и развитый эмоциональный интеллект: управление эмоциями, умение сохранять спокойствие и продуктивность в напряженных ситуациях.
4. Опыт и образование
Работа в аналогичной должности или в смежных областях будет преимуществом. Не стоит недооценивать роль резюме, но обратите внимание и на потенциал кандидатов, готовых быстро обучаться. Наличие профильного образования, например, в области управления или бизнес-администрирования, также является плюсом.
5. Культурная совместимость
Важным критерием при подборе кадров является совместимость кандидата с корпоративной культурой компании. Это способствует лучшей интеграции в коллектив и повышает общую эффективность работы.
По данным кадрового агентства Career Manager, более 90% кандидатов, подобранных с учетом ценностей компании, успешно проходят испытательный срок и становятся частью команды на долгие годы.
6. Тестовые задания и проверка рекомендаций
Для объективной оценки кандидатов используйте тестовые задания и проверяйте рекомендации от предыдущих работодателей. Это позволяет оценить реальные навыки и достижения, избегая потенциальных рисков.
7. Проверка рекомендаций
Не пренебрегайте проверкой рекомендаций от предыдущих работодателей и коллег. Это может дать важную информацию о профессиональных и личностных качествах кандидата, а также подтвердить его опыт и достижения.
8. Условия труда и мотивация
Предложение конкурентоспособной заработной платы и привлекательных условий труда способствует привлечению и удержанию талантливых специалистов. Согласно данным портала Dream Job, средняя зарплата бизнес-ассистента в России составляет 87 500 рублей, при этом в Москве этот показатель выше и достигает 100 000 рублей.
Важно также учитывать нематериальные мотивации: перспективы профессионального развития, возможность обучения и использование современных технологий.
Подбор бизнес-ассистента — серьезная задача, которая требует внимательного и детального подхода
Сильный и компетентный ассистент может стать незаменимым звеном между руководителем и командой, обеспечивая эффективное управление и реализацию задач. С его появлением у владельца бизнеса появляется возможность сосредоточиться на стратегических и масштабных задачах, что ускоряет рост компании. Поэтому процесс выбора бизнес-ассистента должен быть тщательно продуман. Опытный специалист становится важным звеном между руководителем и коллективом, поддерживая реализацию проектов и увеличивая эффективность работы компании.
Где искать сотрудников
Агентство по подбору персонала может значительно упростить процесс подбора бизнес-ассистента. Профессионалы с опытом в Executive Search и Management Selection помогут найти топ-менеджера, бизнес-ассистента или другого необходимого сотрудника, соответствующего вашим требованиям и ценностям компании.
Если вы стремитесь сформировать сильную и сплоченную команду, способствующую росту вашего бизнеса, специалисты Career Manager готовы помочь вам в этом.
